TEAKBARNCO · OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Polityka ochrony danych osobowych (RODO)

Zasady przetwarzania danych osobowych podczas korzystania ze sklepu internetowego teakbarnco.

Informujemy, jakie dane mogą być przetwarzane, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

PRYWATNOŚĆ I ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Ochrona danych w sklepie teakbarnco

Niniejsza polityka opisuje zasady ochrony danych osobowych związanych z korzystaniem ze sklepu internetowego teakbarnco, w szczególności podczas przeglądania produktów, składania zamówień, kontaktowania się z obsługą klienta oraz korzystania z funkcji dostępnych na stronie.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego dalej RODO, oraz innych właściwych przepisów o ochronie danych.

Zakres przetwarzania zależy od czynności podejmowanych przez użytkownika i usług rzeczywiście wykorzystywanych przez sklep. Dane powinny być przetwarzane zgodnie z zasadami zgodności z prawem, przejrzystości, minimalizacji, ograniczenia celu, prawidłowości, ograniczenia przechowywania oraz integralności i poufności.

PODSTAWOWE ZASADY

Określony cel: dane osobowe są przetwarzane w związku z konkretnymi czynnościami, takimi jak realizacja zamówienia lub obsługa zapytania.

Odpowiednia podstawa prawna: każde przetwarzanie wymaga podstawy przewidzianej w RODO.

Ograniczony zakres: zbierane dane powinny być adekwatne i niezbędne do określonego celu.

Prawa użytkownika: osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, z uwzględnieniem warunków ich wykonywania.

01. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem sklepu internetowego teakbarnco jest podmiot prowadzący ten sklep, występujący pod marką teakbarnco.

Administrator decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podejmuje te decyzje samodzielnie.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z administratorem za pomocą danych kontaktowych podanych na końcu niniejszej polityki.

Niektóre podmioty świadczące usługi na rzecz sklepu mogą działać jako podmioty przetwarzające, natomiast inne mogą występować jako odrębni administratorzy danych, zależnie od charakteru świadczonej usługi i obowiązujących ustaleń.

02. Zakres przetwarzanych danych osobowych

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu możemy przetwarzać różne kategorie danych.

Nie wszystkie wymienione dane są zbierane od każdej osoby. Ich zakres zależy od konkretnej czynności oraz rzeczywistych potrzeb związanych z jej obsługą.

03. Źródła pozyskiwania danych

Dane osobowe mogą pochodzić bezpośrednio od użytkownika, na przykład podczas składania zamówienia, wypełniania formularza lub wysyłania wiadomości.

Określone informacje mogą być również generowane automatycznie podczas korzystania ze strony, w szczególności dane techniczne niezbędne do obsługi połączenia i działania sklepu.

W związku z realizacją zamówień możemy także otrzymywać informacje od dostawców usług płatniczych, przewoźników lub innych podmiotów uczestniczących w obsłudze transakcji, w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

Jeżeli dane pochodzą z innego źródła niż osoba, której dotyczą, administrator realizuje właściwe obowiązki informacyjne wynikające z RODO, o ile znajdują zastosowanie.

04. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach, na odpowiednich podstawach prawnych:

Podstawa prawna każdej operacji powinna odpowiadać jej rzeczywistemu celowi i okolicznościom. Nie wszystkie wymienione cele muszą dotyczyć każdego użytkownika.

05. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych potrzebnych do realizacji zamówienia jest co do zasady dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży.

Brak danych adresowych lub kontaktowych wymaganych do obsługi zakupu może uniemożliwić realizację zamówienia.

Podanie danych w związku z zapytaniem jest dobrowolne, jednak brak informacji niezbędnych do rozpoznania sprawy może utrudnić udzielenie odpowiedzi.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są podawane dobrowolnie. Odmowa wyrażenia zgody na opcjonalne działania marketingowe nie stanowi warunku dokonania zakupu.

06. Przetwarzanie danych podczas składania zamówienia

Podczas składania zamówienia przetwarzane są informacje potrzebne do identyfikacji zakupu, obsługi płatności, przygotowania dostawy oraz kontaktu z klientem.

W zależności od zamówienia mogą to być dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe i informacje o zakupionych produktach.

Dane mogą być wykorzystywane do przekazywania informacji dotyczących statusu zamówienia, realizacji dostawy, zgłoszeń posprzedażowych i innych czynności wynikających z umowy.

Dane zamówienia mogą być również przechowywane w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych i ochrony uzasadnionych roszczeń.

07. Płatności i dane rozliczeniowe

Płatności za zamówienia mogą być obsługiwane przez zewnętrznych dostawców usług płatniczych dostępnych w procesie zakupowym.

W zależności od wybranej metody płatności dostawca może przetwarzać dane niezbędne do autoryzacji i rozliczenia transakcji.

Sklep może otrzymywać informacje o statusie płatności, identyfikatorze transakcji, kwocie i innych danych niezbędnych do obsługi zamówienia.

Zakres danych przetwarzanych bezpośrednio przez dostawcę płatności wynika z wybranej usługi i zasad obowiązujących u tego dostawcy.

Dostawcy płatności mogą podlegać własnym obowiązkom prawnym, w szczególności związanym z bezpieczeństwem transakcji i zapobieganiem nadużyciom.

08. Dostawa zamówień i współpraca z przewoźnikami

W celu dostarczenia zamówionych produktów określone dane mogą być przekazywane przewoźnikom lub podmiotom uczestniczącym w organizacji transportu.

Zakres tych danych może obejmować imię i nazwisko odbiorcy, adres dostawy, numer telefonu, adres e-mail oraz informacje niezbędne do identyfikacji przesyłki.

Dane powinny być udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji dostawy i związanych z nią czynności.

W zależności od roli danego podmiotu przewoźnik może przetwarzać otrzymane dane jako odrębny administrator lub na innej podstawie wynikającej z charakteru współpracy.

09. Zwroty, reklamacje i obsługa posprzedażowa

W związku z rozpatrywaniem reklamacji, zgłoszeń dotyczących niezgodności towaru z umową, odstąpienia od umowy oraz zwrotów możemy przetwarzać informacje niezbędne do obsługi danej sprawy.

Mogą to być dane kontaktowe, numer zamówienia, informacje o produkcie, treść zgłoszenia, zdjęcia dokumentujące problem oraz informacje niezbędne do przeprowadzenia zwrotu środków.

Jeżeli klient przesyła zdjęcia, powinien w miarę możliwości unikać umieszczania na nich informacji niezwiązanych ze zgłoszeniem, w szczególności danych osób trzecich.

Dokumentacja może być przechowywana w zakresie koniecznym do rozpatrzenia sprawy, wykonania obowiązków prawnych oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Szczegółowe zasady korzystania z praw konsumenckich opisują odpowiednie dokumenty dotyczące zwrotów i reklamacji.

10. Kontakt z obsługą klienta

Podczas kontaktu ze sklepem możemy przetwarzać dane przekazane w wiadomości, w tym adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące zamówienia oraz treść korespondencji.

Dane są wykorzystywane w celu udzielenia odpowiedzi, rozwiązania zgłoszonej sprawy i zachowania dokumentacji niezbędnej do ochrony uzasadnionych interesów lub wykonania obowiązków prawnych.

Nie należy przesyłać danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o stanie zdrowia, jeżeli nie są one konieczne do rozpatrzenia sprawy.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy danych osobowych, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, gdy istnieją uzasadnione wątpliwości co do osoby składającej żądanie.

11. Platforma Shopify i dostawcy usług technicznych

Sklep teakbarnco działa na platformie Shopify, która zapewnia rozwiązania techniczne służące do prezentacji oferty, obsługi koszyka, zamówień i innych funkcji sklepowych.

W związku z działaniem platformy określone dane mogą być przetwarzane przez Shopify oraz podmioty uczestniczące w świadczeniu usług technicznych.

Rola Shopify w przetwarzaniu danych zależy od konkretnej usługi i okoliczności. W określonych sytuacjach Shopify działa jako podmiot przetwarzający, a w innych może występować jako samodzielny administrator danych.

Informacje o praktykach dotyczących prywatności można znaleźć w dokumentacji Shopify:

https://www.shopify.com/legal/privacy

Zakres przetwarzania danych zależy również od aplikacji i integracji rzeczywiście uruchomionych w sklepie.

12. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, których udział jest niezbędny do obsługi określonych procesów sklepu.

W zależności od sytuacji mogą to być:

• Dostawcy platformy e-commerce i usług hostingowych.
• Dostawcy usług płatniczych.
• Przewoźnicy i podmioty organizujące dostawę.
• Dostawcy usług informatycznych i wsparcia technicznego.
• Podmioty obsługujące księgowość lub obowiązki prawne.
• Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych, jeżeli takie narzędzia są wykorzystywane.
• Organy publiczne, gdy ujawnienie danych wynika z obowiązujących przepisów.

Każde udostępnienie powinno mieć odpowiednią podstawę i pozostawać związane z określonym celem przetwarzania.

W przypadkach wymaganych przez RODO korzystanie z usług podmiotu przetwarzającego powinno opierać się na odpowiedniej umowie lub innym dopuszczalnym instrumencie prawnym.

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ze względu na międzynarodowy charakter infrastruktury e-commerce oraz współpracy z dostawcami usług może dochodzić do przekazywania danych osobowych do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takim przypadku przekazywanie danych musi odbywać się zgodnie z rozdziałem V RODO.

W zależności od państwa odbiorcy i okoliczności transferu podstawą może być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne.

Jeżeli wymagają tego okoliczności, konieczne może być zastosowanie dodatkowych środków ochrony danych.

Informacje o stosowanych mechanizmach transferu oraz możliwości uzyskania ich kopii powinny odpowiadać rzeczywistym relacjom z dostawcami usług. Osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się o informacje dotyczące przekazywania jej danych poza EOG.

14. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu ich przetwarzania, chyba że dalsze przechowywanie wynika z przepisów prawa lub innej właściwej podstawy prawnej.

Po upływie właściwego okresu dane powinny zostać usunięte lub zanonimizowane, o ile nie istnieje dalsza zgodna z prawem podstawa ich przechowywania.

15. Bezpieczeństwo danych osobowych

Ochrona danych osobowych wymaga stosowania środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka związanego z przetwarzaniem.

W zależności od rodzaju przetwarzania środki te mogą obejmować kontrolę dostępu, zabezpieczenie kont użytkowników systemów, szyfrowanie transmisji, ograniczenie uprawnień oraz działania służące ochronie integralności i dostępności informacji.

W przypadku korzystania z zewnętrznych dostawców usług należy uwzględniać również bezpieczeństwo stosowanych przez nich rozwiązań.

Żaden system informatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania zagrożeń, dlatego środki bezpieczeństwa powinny być odpowiednio dobierane i oceniane.

W razie naruszenia ochrony danych osobowych stosowane są obowiązki przewidziane w RODO, w tym dotyczące oceny ryzyka, zgłaszania naruszeń organowi nadzorczemu i zawiadamiania osób, których dane dotyczą, jeżeli zachodzą odpowiednie przesłanki.

16. Pliki cookie i podobne technologie

Podczas korzystania ze sklepu mogą być stosowane pliki cookie i podobne technologie służące do obsługi funkcji technicznych, zapamiętywania preferencji oraz innych celów wynikających z konfiguracji witryny.

Technologie niezbędne do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika mogą być stosowane w zakresie dopuszczonym prawem bez uprzedniej zgody.

W przypadku technologii analitycznych, marketingowych lub innych niewymaganych do działania podstawowych funkcji sklepu należy uzyskać zgodę, jeżeli wymagają tego właściwe przepisy.

Użytkownik powinien mieć możliwość wycofania zgody na opcjonalne technologie.

Szczegółowe zasady opisuje odrębna Polityka plików cookie dostępna w sklepie teakbarnco.

17. Marketing i informacje handlowe

Jeżeli sklep umożliwia zapisanie się do komunikacji marketingowej, dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji handlowych zgodnie z odpowiednimi przepisami.

W przypadkach wymaganych prawem komunikacja taka wymaga uprzedniej zgody odbiorcy.

Zgoda powinna być dobrowolna i możliwa do wycofania.

Rezygnacja z otrzymywania informacji marketingowych nie wpływa na możliwość realizacji zamówienia ani na otrzymywanie wiadomości niezbędnych do obsługi zawartej umowy.

Nie należy utożsamiać wiadomości dotyczących realizacji zamówienia z komunikacją reklamową. Ich cele i podstawy prawne mogą być różne.

18. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Niektóre narzędzia wykorzystywane w handlu internetowym mogą analizować określone informacje techniczne lub zachowania użytkowników w celu dostosowania treści albo pomiaru skuteczności działań.

Takie działania mogą stanowić profilowanie w rozumieniu RODO, jeżeli dotyczą danych osobowych i spełniają ustawową definicję.

Nie każde dopasowanie treści oznacza jednak podejmowanie decyzji wywołującej skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającej na osobę.

Jeżeli administrator stosuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji objęte art. 22 RODO, powinien przekazać wymagane informacje o jego zasadach, znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach oraz zapewnić odpowiednie prawa i zabezpieczenia.

Zakres tych informacji musi odpowiadać rzeczywistym funkcjom wykorzystywanym przez sklep.

19. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują prawa określone w RODO, z uwzględnieniem warunków i wyjątków przewidzianych przepisami.

Nie wszystkie prawa znajdują zastosowanie w identycznym zakresie do każdej operacji przetwarzania. Ocena żądania zależy od jego przedmiotu i odpowiednich przepisów.

20. Jak skorzystać z praw wynikających z RODO?

W celu skorzystania z praw dotyczących danych osobowych można przesłać odpowiednie żądanie za pośrednictwem kanałów kontaktowych wskazanych na końcu dokumentu.

W zgłoszeniu warto opisać, jakiego prawa dotyczy żądanie oraz podać informacje umożliwiające odnalezienie właściwych danych.

Nie należy przesyłać kopii dokumentów tożsamości bez wyraźnej potrzeby. Jeżeli administrator ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Administrator udziela informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od jego otrzymania.

W przypadkach przewidzianych w art. 12 RODO termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z uwzględnieniem złożoności i liczby żądań. Osoba składająca żądanie jest informowana o przedłużeniu oraz jego przyczynach w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna. Wyjątki dotyczące żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych wynikają z art. 12 ust. 5 RODO.

21. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacje dotyczące praw osób, których dane dotyczą, oraz składania skarg są dostępne na oficjalnej stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

https://uodo.gov.pl/

Prawo wniesienia skargi nie wyłącza możliwości skorzystania z innych środków ochrony prawnej przewidzianych w obowiązujących przepisach.

Osoba, której dane dotyczą, może również zwrócić się bezpośrednio do administratora w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących przetwarzania jej danych.

22. Dane osobowe dzieci

Sklep teakbarnco oferuje produkty wyposażenia wnętrz, w tym meble przeznaczone do pokojów dziecięcych. Nie oznacza to jednak, że sklep jest kierowany do dzieci jako samodzielnych nabywców.

W przypadku zakupów dokonywanych na rzecz dzieci dane związane z zamówieniem powinny być przekazywane przez osobę uprawnioną do dokonania zakupu.

Jeżeli określona usługa społeczeństwa informacyjnego wymaga zgody dziecka na przetwarzanie danych, stosowane są odpowiednie przepisy art. 8 RODO oraz właściwe regulacje krajowe.

Jeżeli pojawi się uzasadniona informacja o przetwarzaniu danych dziecka bez wymaganej podstawy prawnej, sprawa powinna zostać odpowiednio oceniona i rozpatrzona.

23. Zasada minimalizacji danych

W związku z prowadzeniem sklepu internetowego należy ograniczać zakres przetwarzanych danych do informacji adekwatnych i niezbędnych dla określonego celu.

Przykładowo, realizacja dostawy może wymagać danych adresowych odbiorcy, ale nie uzasadnia automatycznie zbierania informacji niezwiązanych z zakupem.

Podczas obsługi reklamacji mogą być potrzebne zdjęcia produktu, jednak nie powinno się żądać dodatkowych danych, które nie są konieczne do rozpatrzenia sprawy.

Zasada minimalizacji obejmuje zarówno zakres danych zbieranych od użytkownika, jak i dostęp do nich przyznawany podmiotom uczestniczącym w obsłudze sklepu.

24. Aktualizacja danych osobowych

Prawidłowość danych jest istotna dla realizacji zamówień, organizacji dostawy i obsługi zgłoszeń klientów.

Jeżeli dane kontaktowe lub adresowe są nieprawidłowe, użytkownik może zwrócić się z prośbą o ich sprostowanie.

Możliwość zmiany danych dotyczących konkretnego zamówienia może zależeć od etapu jego realizacji oraz obowiązków związanych z dokumentacją transakcji.

Sprostowanie danych nie oznacza automatycznego usunięcia dokumentacji, której dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

25. Zmiany niniejszej polityki

Polityka ochrony danych osobowych może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, sposobu prowadzenia sklepu, wykorzystywanych usług lub zakresu przetwarzania danych.

Aktualizacje powinny odzwierciedlać rzeczywiste działania administratora i zapewniać użytkownikom przejrzyste informacje.

Jeżeli określona zmiana wymaga uzyskania zgody albo przekazania dodatkowych informacji, należy zrealizować odpowiednie obowiązki przed rozpoczęciem nowego przetwarzania.

Aktualna wersja polityki powinna być dostępna na stronie internetowej sklepu.

26. Najczęściej zadawane pytania

27. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub wyjaśnienia zasad opisanych w niniejszej polityce można skontaktować się z teakbarnco.

W wiadomości warto wskazać, czego dotyczy sprawa. Prosimy nie przesyłać danych ani dokumentów, które nie są niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia.

TEAKBARNCO

Polityka ochrony danych osobowych · RODO · Prawa użytkowników

Odpowiedzialne przetwarzanie danych. Przejrzyste informacje. Poszanowanie prywatności.